Самоменеджмент – основное условие успешности бизнеса

Самоменеджмент – это способность управленца правильно и оптимально организовать свое время и время подчиненных сотрудников. Это один из основополагающих принципов организации труда. Грамотное распределение работ по степени важности позволяет сохранять на должном уровне здоровье человека – как физическое, так и психическое. Имея четкий план действий, можно быть уверенным что ни одно задание не останется невыполненным. Делегация полномочий и умение отделять главные задачи от второстепенных во многом способствует снижению вероятности возникновения конфликтных ситуаций.

Долгосрочное и краткосрочное планирование действий позволяет правильно организовать последовательность выполнения задач. Для этого нужны определенные умения и знания, соответствующая квалификация и личностные характеристики. При планировании в долгосрочном периоде эти требования значительно ужесточаются, потому как задачи, рассчитанные на длительное время, требуют гораздо больше сил и средств.

Одной из важнейших функций в управлении является именно планирование – оно охватывает процесс подготовки к изменениям, выработку возможных вариантов действия в будущем периоде.

Эффективно управлять собственным временем удается далеко не всем. Это способность стала принимать большое значение в наш безумный век высоких технологий и постоянной спешки. Человек стремится все сделать заранее, потому что опасно откладывать все на последний момент. Правильное распределение времени помогает сэкономить до 50% сроков выполнения задачи, при этом на планирование уходит около 10 % всего отведенных часов или дней. Различные встречи совещания следует расписывать в рабочем ежедневнике, так как они имеют уже установленные сроки выполнения, то есть являются циклическими. В процентном соотношении такие задачи не должны занимать более 40% от общей продолжительности рабочего дня. Оставшееся время стоит посвятить выполнению форс-мажорных, непредсказуемых и авральных заданий.
Справиться с авралами помогут такие качества как профессионализм и собранность. Немаловажным является и наличие надежного современного компьютера. Все эти параметры способствуют повышению личного уровня стрессоустойчивости в нужное время.

Несколько советов от специалистов по тайм-менеджменту:

  • старайтесь все записывать. Вечером составляете подробный план действий и задач, нуждающихся в выполнении, ставьте сроки, а в течение дня – отметки о проделанной работе и выполненных заданиях. Это, конечно, добавит бумажной работы, но регулярные пометки в ежедневнике помогут все учесть и ничего не забыть. Подобный самоконтроль просто необходим в условиях нехватки времени и внезапно возникающих задач, требующих немедленного решения.
  • устанавливайте только достижимые цели, но старайтесь постепенно поднимать планку;
  • формулировка целей должны иметь только позитивный характер;
  • не скупитесь на приятные мелочи, которые помогают вам в выполнении ваших задач – дорогие элегантные часы, красивые многофункциональные ручки, качественная одежда, эксклюзивный ежедневник.
  • учитесь определять главное в работе. Используйте принцип выборки – то есть выбирайте из ряда текущих дел и задач самые важные. Это поможет справиться с перегрузкой. Приучите себя делать это каждый день, учитесь определять, что является главным, а что можно отложить на потом. Вы можете рассчитывать на успех только в случае, если будете видеть перед собой всю совокупность целей. И важно акцентировать внимание именно на решении первоочередных задач, имеющих большое значение. Тут необходим комплексный подход с активным использованием принципа основного звена.

Работая над определением задач второстепенной важности, надо уметь отделять их от первостепенных и не терять бдительности и контроля над всем спектром заданий, дабы не пропустить возникновение главных. В первую очередь следует уделить внимание решению тех второстепенных задач, которые имеют влияние на решение одной из главных целей.
Старайтесь не поддаваться панике! Если дел накопилось слишком много и вы не успеваете выполнить все, то следует сделать акцент на самых важных из них. Менее важные задачи могут решиться сами собой – или потеряют актуальность, или их решит кто-то еще.

Специалисты по тайм-менеджменту считают, что в выигрыше остаются не те, кто умеет решать вопросы быстро, а те, кто умеет расставлять приоритеты и выполнять именно свою работу. Ведь именно за поставленные перед ним задачи сотрудники получает заработную плату. Остальные задачи стоит распределить между другими сотрудниками – теми, чье время обходится организации дешевле или кто обладает более подходящими квалификационными качествами.
Если руководитель требует от вас выполнения задачи именно сейчас, то это значит только то, что он считает дело исключительно важным и действительно требующим неотложного решения. В таких случаях руководитель указывает имя исполнителя и конкретные сроки исполнения.

  • учитесь расслабляться. Мудрецы говорят – спешите медленно. Сделайте небольшой перерыв, выпейте чашечку чая и продумайте свои действия по решению конкретной проблемы. Помимо этого, вам удастся снять нервное напряжение и собраться с силами. Такой подход намного эффективнее попытки схватиться сразу за выполнение нескольких задач.
  • умейте отключаться. Лишние телефонные разговоры, беготня по кабинетам, посетители и коллега, соседи по комнате, желающие поговорить обо всем на свете явно не способствуют эффективному решению рабочих вопросов. Учитесь говорить «нет» всему тому, что мешает работать. Обеденный перерыв лучше провести за едой, это время необходимо посвятить отдыху и расслаблению. Можно попробовать закрыть дверь кабинета и заняться важной работой, потому что поток раздражителей для менеджера среднего звена достаточно велик.
  • – не старайтесь сразу достичь высоких результатов во всем. Полезное правило – «исключения работы»- помогает видеть свое место в организации. Руководителю не стоит тратить свое время на выполнение задачи, которую можно вполне перепоручить подчиненным. Делегация полномочий и грамотное распределение обязанностей – показатель успешности руководителя.
  • требуйте от подчиненных полной сосредоточенности и мобилизации всех способностей, поддерживайте инициативу и используйте накопленный сотрудниками опыт для решения конкретных задач.
  • не стесняйтесь обратиться за помощью к коллегам, специалистам, знакомым. Полезно запомнить, кто за что отвечает – способствует быстрому получению результата. Записывайте контакты и специализацию нужных людей и держите блокнот всегда под рукой. Полезно поддерживать порядок в документах, отчетах, различных заметках – вы существенно сэкономите время на поиски нужных бумаг и информации.

Оставить комментарий

Вы должны быть зарегистрированы чтобы комментировать.